Eigene Listen erstellen

Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, eigene Listen und Auswertungen zu generieren. Das ist erforderlich, weil die Standardlisten nicht die insgesamt bis zu 80 individuell definierbaren Konten, deren Inhalt zum Beispiel von den Einstellungen in den Tagesplänen, Wochenplänen, Funktionscodes und Zeitgruppen abhängig ist, darstellen können.

Es gibt zwei grundsätzliche Listenarten:

• Buchungen
  Sie können Detailinformationen wie Buchungen und den Inhalt von Tageskonten darstellen.

• Summen
  Sie stellen den über einen definierten Zeitraum summierten Inhalt von Tageskonten dar.

Diesen zwei Grundtypen lassen sich Personen, Abteilungen, Zeitgruppen oder Kostenstellen zuordnen, so dass insgesamt acht unterschiedliche Listentypen zur Verfügung stehen.

HINWEIS: Neu erstellte Listen werden erst nach einem Neustart der Software in der Schnellstartleiste „Listen“ angezeigt.

1. Um eine neue Liste zu erstellen, klicken Sie auf Programm ►Listengenerator.

  

2. Klicken Sie auf Hinzufügen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw. Auswahlen vor.
   Listenname: Eindeutiger alphanumerischer Name für die Listenauswahl.
   Überschrift: Eine für die Auswertungsliste relevante Überschrift.
   Kopf-/Fußzeile: Beliebige Texteingabe möglich; über die nebenstehenden Auswahllisten kann entschieden werden, ob und wie die Anzeige erfolgen soll.
   Seitenformat: Gewünschtes Seitenformat für den Ausdruck der Liste.
   Buchungen: Liste wird als Buchungsübersicht erstellt.
       Kein Seitenumbruch: Die Liste (Buchungsübersicht) wird fortlaufend, ohne Seitenumbruch erstellt.
   Summen: Liste wird als Summenübersicht erstellt.
   Zeichensatzgröße: Die Zeichensatzgröße für die Druckausgabe lässt sich bei Problemen mit Druckertreibern unabhängig von den Parametern im Druckertreiber ändern. Dieser Wert wird standardmäßig aus dem Druckertreiber ausgelesen.
   Industrieminuten: Berechnung erfolgt in Industrieminuten. Standardmäßig werden alle Zeiten in Normalminuten berechnet. Aktivieren Sie diesen Markierungsschalter, wenn für die Weitergabe der Daten zum Beispiel an die Lohn- und Gehaltsabrechnung die Ausgabe in so genannten Industrieminuten (1/100 Stunden) erforderlich ist. Dazu wird das Ausgabeformat auf 1/100-Stunden umgeschaltet. Auch nach einer Umschaltung in 1/100-Stunden wird weiterhin in 1/60-Stunden gerechnet; auch in der Monatsübersicht und in den Korrekturmenüs werden Normalminuten angezeigt. In den Listenausdrucken und im Dateiexport werden Zeitsummen jedoch in Industrieminuten, erkennbar am Komma zwischen Stunden und Minuten, ausgegeben. Zwischen den Einheiten kann beliebig, auch während einer laufenden Sitzung, umgeschaltet werden.
   Person/Abteilung: Personenkreis, der für die Liste berücksichtigt werden soll.
   Gruppierung: Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn eine Summenübersicht erstellt werden soll und als Personenkreis „Person“ ausgewählt wurde.
   Listenkopfparameter: Angaben, die im Listenkopf aufgeführt werden sollen. Zur Auswahl stehen bereits fest definierte Parameter, zu erkennen an den spitzen Kammern wie zum Beispiel <Urlaub>.
   Listenfußparameter: Angaben, die im Listenfuß aufgeführt werden sollen. Zur Auswahl stehen bereits fest definierte Parameter, zu erkennen an den spitzen Kammern wie zum Beispiel <Urlaub>.
   Über die Schaltfläche haben Sie jedoch die Möglichkeit, in dem sich öffnenden Fenster, eigene Parameter zu definieren.
Beispiel für eigene Parameter


Wochensumme: Auswahl, ob Wochensumme angezeigt werden soll.
Periodensumme: Auswahl, ob Periodensumme angezeigt werden soll.
Filter: Es können für eine oder für zwei Zeilen einer Liste Bedingungen festlegt werden. Dazu die gewünschte Zeilennummer und anschließend die Bedingung eingeben. Folgende Vergleichsoperatoren stehen zur Verfügung:


=	gleich (Identität)
>	größer als
<	kleiner als
=>	größer gleich
<=	kleiner gleich

Beispiel

Zeile	2	> 0
Der Wert in Zeile 2 muss größer als 0 sein, ansonsten wird die Zeile nicht ausgegeben.

Sollen Zeitwerte als Bedingung gelten, sind diese in Minuten anzugeben (zum Beispiel 90 min statt 1 h 30 min).

3. Definieren Sie die Spalten der Liste.
   Feld: Es stehen die Datenbankfelder des Mitarbeiterstammsatzes, alle Konten, Berechnungen und verschiedene weitere Auswertungskriterien zur Verfügung. Wurden Bemerkungen zu Buchungen oder Abwesenheiten hinzugefügt, besteht hier die Möglichkeit, sich diese ebenfalls in einer Liste mit anzeigen zu lassen.

Hinweis: Können Mitarbeiter über verschiedene Erfassungsterminals buchen, kann das ebenso ausgewertet werden über das Feld Alle-Kommen-Terminal bzw. Alle-Gehen-Terminal.

Formel:

Fn	F = Datenbankfeld in Spalte Feld n = Zeilennummer
/
*
+ bzw. –
SUM(Fn)	Es wird über den ausgewählten Zeitraum die Summe des Datenbankfelds in Zeile n erzeugt

 

Format: In der Spalte „Format“ lassen sich der Inhalt und auch die Spaltenbreite individuell anpassen.


Hinweis: Um die Spaltenbreite zu variieren, können Sie vor bzw. nach der Formatangabe Leerstellen einfügen.

 

n	steht für eine Anzahl von Stellen (Platzhalter) (Beispiel: für das Feld „Abwesenheitsgrund“ wird in der Spalte „Format“ eine 20 eingetragen; das heißt, der in die Liste übernommene Abwesenheitsgrund darf 20 Stellen lang sein)
#	Wert; auszulesender Inhalt (Beispiel: ##.# um den Wert eines Ereigniskontos auszulesen)
HH:MM DD.MM.YYYY	Stunden:Minuten Tag.Monat.Jahr (hier bitte die englische Form wählen: Day.Month.Year) Formate und Trennzeichen richten sich nach den weiterverarbeitenden Programmen und sind frei wählbar; (Beispiel: H,MM oder DD/MM/YYYY)
ASCII

 

Linie: Festlegen, ob die Spalten in der Liste durch senkrechte Linien getrennt werden sollen.
Bezeichner: Spaltenbezeichnung in der Liste. Um die Spaltenbezeichnung einzutragen, doppelklicken Sie dazu in die jeweilige Zeile.

HINWEIS: Achten Sie unbedingt darauf, dass jedem ausgewählten Datenfeld ein Bezeichner zugeordnet ist.

 

11. Wiederholen Sie den Vorgang so oft, bis die gewünschte Spaltenanzahl definiert ist.
12. Speichern Sie mit Übernehmen und schließen Sie das Fenster mit Beenden.

 

 

 

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