Arbeitszeitregelungen

Arbeitszeitvarianten

Um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu erleichtern, steht mit der Software ein Werkzeug zur Verfügung, um folgende Arbeitszeitmodelle zu gestalten:

• flexible Arbeitszeiten
• Gleitzeit
• feste Arbeitszeiten

Arbeitszeitkonten

Sie bilden die Grundlage zur Anrechnung und Verwaltung der von den Mitarbeitern gesammelten Arbeitsstunden. Unter welchen Umständen, in welchem Umfang und innerhalb welcher Grenzen Stunden gesammelt und abgebaut werden können, wird dabei nicht von dem Konto, sondern von der begleitenden Vereinbarung – dem eigentlichen Arbeitszeitmodell – festgelegt.

• Zeitkonten: Konten, die einen Zeitwert beinhalten
• Ereigniskonten: Konten, die einen Zählwert beinhalten;
  Ereigniskonten können herangezogen werden, um bestimmte Ereignisse zu zählen wie zum Beispiel die Anzahl durchgeführter Dienstgänge.

Diese Tageskonten stellen das Ergebnis der Berechnungen aufgrund der vorhandenen Buchungen und des dem Mitarbeiter zugeordneten Zeitmodells dar. Sie werden mit jeder Neuberechnung sofort aktualisiert. Zeitkonten werden mit einem T und der angefügten Kontonummer, Ereigniskonten mit einem C und der angefügten Kontonummer bezeichnet.

Folgende Zeit- und Ereigniskonten sind standardmäßig in der Software vorgegebenen. Sie sind fest und können nicht geändert werden. Sie können entsprechend der betrieblichen Gegebenheiten geändert bzw. ergänzt werden:

Zeitkonten		Ereigniskonten
Saldo	Kumulierter Saldo
Soll	Sollarbeitszeit
VHZ	Vorholzeit
Kapp+	Positives Kappungskonto
T1	Dienstgang	C1	Dienstgang
T10	Urlaub	C10	Urlaub
T11	Urlaub ½ Tag	C11	Urlaub ½ Tag
T12	Sonderurlaub	C12	Sonderurlaub
T13	Mutterschutz	C13	Mutterschutz
T14	Elternzeit	C14	Elternzeit
T15	Krankheit	C15	Krankheit
T16	Krankheit Unfall	C16	Krankheit Unfall
T17	Krankheit >42 Tage	C17	Krankheit >42 Tage
T18	Krankheit Kind	C18	Krankheit Kind
		C19	Krankheit ohne Krankenschein
T20	Dienstreise	C20	Dienstreise
T21	Weiterbildung	C21	Weiterbildung
		C39	Unentschuldigtes Fehlen
		C40	Berechtigte Abwesenheit

Iststunden

Iststunden sind alle für den Mitarbeiter anrechenbaren Zeiten wie Anwesenheitszeiten (abzüglich Pausen) und bezahlte Abwesenheitszeiten.

Sollstunden

Die Sollstunden beinhalten die vertraglich vereinbarten (zu leistenden) Stunden des Mitarbeiters. Sie stellen den Gegenpart zu den Iststunden dar und werden durch Hinterlegung in den Tagesplänen automatisch erzeugt. Die Sollstunden sind als „Vorgabe“ anzusehen, die der Mitarbeiter zu erfüllen hat.

Saldo

Die Differenz zwischen tatsächlich geleisteter Arbeit (Istzeit) und vertraglich vereinbarter Leistung (Sollzeit) spiegelt sich im Zeitsaldo wider, der positiv (Mehrarbeit) oder negativ (Minderarbeit) sein kann. Der Umfang, den der Zeitsaldo sowohl im positiven wie auch im negativen Bereich erreichen kann, wird meist vom Arbeitgeber festgelegt.

Vorholzeit

Zeitgutschrift, die mit der Zeitauswertung in einem Zeitkonto (auch Ansparkonto genannt) gesammelt werden kann, wenn die entsprechenden Vorgaben im Tagesplan bzw. im Funktionscode eingetragen sind. Angesparte Zeit kann später durch genommene Freizeiten wieder abgebaut werden. Das Konto unterscheidet sich vom Saldo dadurch, dass es zwar durch entsprechende Arbeitszeiten aufgebaut, aber bei Minderarbeitszeiten nicht selbsttätig abgebaut wird. Darüber hinaus unterliegt es keinerlei Kappungen (zum Beispiel Monatsabschlusskappung beim Saldo), sondern es wird unbegrenzt fortgeführt, bis durch eine ausdrückliche Buchung mit einer Buchungsart „Entnahme aus Vorholzeit“ das Konto zum Ausgleich einer genommenen Freizeit reduziert wird. Das ist letztlich auch der häufigste Verwendungszweck für das Konto, indem das Konto täglich mit einem bestimmten Betrag von der Anwesenheitszeit gefüllt wird. Haben sich im Konto genügend Stunden gesammelt, kann der Mitarbeiter einen freien Tag daraus nehmen, wobei das Konto an diesem Tag dann um die Sollzeit reduziert wird. Das könnten zum Beispiel Brückentage sein.

Sonn- und Feiertage, Nachtzuschläge

In einigen Branchen ist es notwendig, Stunden für die Zuschläge bezahlt werden gesondert zu zählen. Zum Beispiel die Nachtstunden, die zwischen 22 Uhr und 5 Uhr morgens gearbeitet werden oder Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit. Dann noch Kombinationen, d.h. nachts am Sonntag.

Abwesenheiten / Fehlzeiten

Zeitabschnitte, in denen ein Arbeitnehmer nicht anwesend war. Die Abwesenheiten können „verrechnet“ oder „nicht verrechnet“ (nicht gebucht als Arbeitszeit) werden. Eine Abwesenheit für Dienstreisen wird immer verrechnet, eine Abwesenheit ohne Grund wird niemals verrechnet. Andere Abwesenheiten können ebenso verrechnet oder nicht verrechnet werden, je nach Einstellungen in der Software. Wenn Sie Zeitkonten verwalten, wird bezahlter Urlaub als „verrechnet“ behandelt, ansonsten werden die Stunden vom Zeitkonto abgebucht. Im Allgemeinen werden die Abwesenheiten in der Software erfasst. Mitarbeiter können jedoch auch persönlich „Abwesenheiten“ am Terminal buchen.

Standardmäßig vorgegebene Abwesenheitsgründe in der Software:

Abwesenheitsgründe	Berechnungsart
Dienstgang	Bezahlte Unterbrechung
Dienstreise	Auf Sollzeit auffüllen
Dienstreise ½ Tag	Halbe Sollzeit addieren
Raucherpause	Unterbrechung
Arztgang	Unterbrechung
Krankheit	Auf Sollzeit auffüllen
Krankheit ohne Krankenschein	Auf Sollzeit auffüllen
Urlaub	Sollzeit addieren
Urlaub ½ Tag	Halbe Sollzeit addieren
Urlaub unbezahlt	Unterbrechung

Tageswechsel (Mitternachtsüberschreitung)

In vielen Bereichen (Schichtmodus oder im Hotel/Gastgewerbe) findet man häufig den Fall, dass ein Arbeitstag am Abend beginnt und erst am darauf folgenden Tag in der Frühe endet. Somit beginnt der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit zum Beispiel um 19:00 Uhr und beendet sie um 03:00 Uhr am nächsten Morgen.

Abwesenheitsberechnung

Unterbrechung: Mit dieser Berechnung wird Abwesenheit registriert, jedoch nicht als Arbeitszeit verrechnet. Die Differenz zwischen Ist- und Sollzeit wird automatisch vom Saldo abgezogen. Sie kann zum Beispiel zum Darstellen von genommenen Gleitnachmittagen eingesetzt werden.

Bezahlte Unterbrechung: Mit dieser Berechnung wird Abwesenheit registriert, aber gleichzeitig als Arbeitszeit verrechnet. Liegt der Abwesenheitszeitraum innerhalb der ersten Kommen- und letzten Gehen-Buchung, wird die Differenzzeit (abzüglich eventueller Pausen) berechnet. Bei einer Abwesenheit vor der ersten oder nach der letzten Buchung, werden als Bezugspunkt für die Berechnung die parametrierten Werte für Dienstgang-Start und Dienstgang-Ende aus dem Tagesplan gewählt. Mit dieser Berechnungsvariante lassen sich alle gängigen Dienstgangvarianten korrekt umsetzen.

Sollzeit addieren: Der gängige Berechnungstyp für viele ganztägige Abwesenheitsgründe wie Urlaub, Dienstreisen u. ä. Bei Abwesenheit erfolgt für diesen Tag die Addition der im Tagesplan definierten Sollzeit. Wird an einem solchen Tag Arbeitszeit geleistet, wird diese zusätzlich in den Saldo gerechnet.

Auf Sollzeit auffüllen: Diesem Typ liegt eine dynamische Berechnung zugrunde. Bei Abwesenheit wird immer die Differenz zwischen Istzeit und Sollzeit angerechnet. Diese Berechnungsart kann ausgewählt werden, wenn es nicht gewünscht ist, dass bei Abwesenheit mehr als die Tages-Sollzeit angerechnet wird, zum Beispiel bei Krankheit oder Dienstreisen.

Halbe Sollzeit addieren: Die Berechnung ist identisch mit der vorhergehenden Variante. Für die Abwesenheit wird aber nur die halbe Sollzeit gutgeschrieben.

Definierte Zeit addieren: Die Berechnung erfolgt ähnlich wie bei „Sollzeit addieren“. Der zu addierende Wert wird aber nicht dem Tagesplan, sondern dem Eingabefeld neben der Auswahlbox Berechnung entnommen. Bei der Berechnung wird diese angegebene Zeit zur Anwesenheitszeit hinzugefügt. Mit dieser Berechnungsart lassen sich zum Beispiel Bonuszeiten (Postgang o. ä.) für dienstliche Erledigungen nach dem Arbeitszeit-Ende anrechnen. Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters Sollzeit ersetzen wird bei einer ganztägigen Abwesenheit die Soll- und Istzeit auf den definierten Wert gesetzt.

Definierte Zeit subtrahieren: Die Berechnung erfolgt äquivalent zur „Definierte Zeit addieren“. Bei Benutzung des Codes wird der definierte Zeitwert vom Saldo subtrahiert.