1. Klicken Sie auf Auswertung ►Statustableau oder alternativ in der Schnellstartleiste auf „Statustableau“. Bei anwesenden Mitarbeitern leuchten die Lampen grün. Bei abwesenden Mitarbeitern wird der Abwesenheitsstatus in den jeweilig hinterlegten Farben angezeigt.
   

Die Software wurde für das Betriebssystem Windows entwickelt. Für Apple-Betriebssysteme besteht somit nur die Möglichkeit, eine Windows-Partition auf dem Mac einzurichten, auf der dann die Software installiert werden kann.

Das Dateiformat CSV beschreibt den Aufbau einer Textdatei zum Speichern oder Austauschen einfach strukturierter Daten bzw. Listen. Damit haben Sie die Möglichkeit, Daten aus der Zeiterfassung in andere Programme zu übernehmen.

Weitere Informationen Abschnitt Liste im CSV-Dateiformat exportieren.

Wurde unter Mitarbeiter ►Stammsätze ein Mitarbeiter „Inaktiv“ gesetzt (zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat), wird im Fenster „Bezeichner“ der Name des Mitarbeiters grau dargestellt und erhält als Zusatz „inaktiv“. Ein inaktiver Mitarbeiter wird nicht berechnet und steht in keiner Auswahl zur Verfügung.
Dieser Mitarbeiter kann ausschließlich in den angelegten Listen angezeigt werden. Dazu den inaktiv gesetzten Mitarbeiter auswählen. Im Register „Systemdaten“ erscheint die Taste [Listen]. Dort die gewünschte Liste zur Anzeige aussuchen. Im Auswahlfilter für die Listenausgabe den Markierungsschalter Inkl. Inaktiver Mitarbeiter aktivieren.

HINWEIS: Ein inaktiver Mitarbeiter kann aus Lizenzgründen nicht wieder aktiviert werden. In dem Fall, muss der Stammsatz neu angelegt werden. Wurde dem Mitarbeiter eine Transponder-ID zugeordnet, wird diese beim Inaktivsetzen automatisch gelöscht und ist somit wieder frei.
Im Terminal muss diese Transponder-ID vor einer neuen Vergabe noch gelöscht werden.

Alternative: Arbeiten Mitarbeiter nur sporadisch (z. B. Saisonkräfte) kann vermieden werden, dass Stammdaten jedes Mal neu eingetragen werden müssen.
Wird nicht gearbeitet, Mitarbeiter nicht „Inaktiv“ setzen, sondern vorübergehend im Eingabefeld Beginn der Berechnung das Datum so eintragen, dass Mitarbeiter momentan auch nicht berechnet werden.

Werden Listenspalten oder Kopfzeilen nach einem Upgrade oder nach einem Server-/PC-Umzug nicht mehr korrekt angezeigt bzw. ausgedruckt, kann das folgende Ursachen haben:

• Zeichensatzgöße in den Listen ist nicht mehr angepasst
  Extras ►Allgemeine Parameter oder
  Programm ►Listengenerator
• Es ist nicht mehr der richtige Drucker angewählt
  Datei ►Drucker einrichten

• Auf dem neuen PC ist kein PDF Programm (Adobe Reader) installiert

Die Zeichensatzgröße für die Druckausgabe lässt sich unabhängig von den Parametern im Druckertreiber ändern.

1. Klicken Sie auf Extras ►Allgemeine Parameter.
2. Wählen Sie unter Zeichensatzgröße (Listen) die für Ihre Ausgabe passende Zeichensatzgröße.

1. Klicken Sie auf Mitarbeiter ►Stammsätze oder alternativ auf das Symbol „Stammsätze“ in der Schnellstartleiste.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen und legen Sie einen neuen Stammsatz an. Das Programm schlägt Ihnen automatisch eine Systemnummer vor. Diese brauchen Sie nicht zu verändern. Tragen Sie die Benutzer-ID ein. Diese Nummer muss mit der Benutzer-ID des Mitarbeiters am Terminal übereinstimmen. Tragen Sie den Namen, die Zeitgruppe und weitere des Mitarbeiters ein.

Weitere Informationen Abschnitt Stammsatz hinzufügen.

Der Transponder von Mitarbeiter 1 soll aus betrieblichen Gründen an Mitarbeiter 2 übergeben werden.

1. Klicken Sie in der Software
   im Menü auf Mitarbeiter ►Stammsätze oder alternativ
   in der Schnellstartleiste „Startseite“ auf „Stammsätze“.
2. Löschen Sie die Transponder-ID bei Mitarbeiter 1.
3. Speichern Sie die Änderung mit Übernehmen. Bei laufenden Zeitaufträgen kann die Änderung automatisch an ein Terminal oder mehrere angeschlossene Terminals verteilt werden.

Oder:

1. Klicken Sie auf „Mitarbeiterdaten senden“ und wählen Sie das (die) Terminal(s).
2. Klicken Sie auf Senden.

Damit ist für Mitarbeiter 1 die Transponder-ID in der Software und im Terminal gelöscht. Der Transponder ist nun wieder frei. Übertragen Sie nun den Transponder an Mitarbeiter 2.

1. Klicken Sie in der Software
   im Menü auf Mitarbeiter ►Stammsätze oder alternativ
   in der Schnellstartleiste „Startseite“ auf „Stammsätze“.
2. Tragen Sie die Transponder-ID bei Mitarbeiter 2 ein.
3. Speichern Sie die Änderung mit Übernehmen. Bei laufenden Zeitaufträgen kann die Änderung automatisch an ein Terminal oder mehrere angeschlossene Terminals verteilt werden.

Oder:

1. Klicken Sie in den Stammsätzen auf „Mitarbeiterdaten senden“ und wählen Sie das (die) Terminal(s).
2. Klicken Sie auf Senden.

Mitarbeiter 2 kann nun mit dem Transponder buchen.

Die Transponder-ID des verloren gegangenen Transponders ist sowohl in der Software als auch im Terminal durch die Transponder-ID des neuen Transponders zu ersetzen.

HINWEIS: Die Transponder-ID ist jeweils auf den mitgelieferten RFID-Transpondern eingraviert. Anführende Nullen sind dabei zu ignorieren.

1. Klicken Sie in der Software
   im Menü auf Mitarbeiter ►Stammsätze oder alternativ
   in der Schnellstartleiste „Startseite“ auf „Stammsätze“.
2. Ändern Sie die Transponder-ID bei dem betreffenden Mitarbeiter.
3. Speichern Sie die Eingaben mit Übernehmen.

4. Klicken Sie auf Extras ►Terminal ►Terminalstatus.
5. Wählen Sie das Terminal und klicken Sie auf Verbinden.
6. Wählen Sie unter „Mitarbeiter im PC“ den betreffenden Mitarbeiter.
7. Klicken Sie auf „Ausgewählte Mitarbeiter senden“, um die Mitarbeiterdaten mit der neuen Transponder-ID an das Terminal zu senden. Im Anschluss erscheint die Meldung „Daten wurden erfolgreich übertragen“.
8. Klicken Sie auf Verbindung beenden.

Damit ist für den Mitarbeiter in der Software und im Terminal die neue Transponder-ID hinterlegt.

1. Klicken Sie im Menü auf Mitarbeiter ►Stammsätze.
   Alternativ können Sie in der Schnellstartleiste „Startseite“ auf „Stammsätze“ klicken.
2. Aktivieren Sie das Register „Systemdaten“. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter und setzen Sie den Benutzerstatus auf Benutzer zurück.

3. Klicken Sie auf Extras ►Terminal ►Terminalstatus.
4. Wählen Sie das gewünschte Terminal aus.
5. Klicken Sie auf Verbinden.
6. Klicken Sie auf das Symbol „Administratorenrechte löschen“. Die Administratorenrechte werden gelöscht.
7. Klicken Sie auf Verbindung beenden.

Weitere Informationen, um Administratorenrechte direkt im Terminal zurücksetzen entnehmen Sie dem Terminalhandbuch zu Ihrem jeweiligen Terminal.

Die Software soll auf einem weiteren oder anderen PC genutzt werden. Stehen mehr Lizenzen zur Verfügung als bisher aktiviert wurden, genügt es, auf dem Lizenzserver die Lizenz für diesen PC zu aktivieren. Haben Sie die maximal erworbene Anzahl an aktivierten Lizenzen ausgeschöpft, deaktivieren Sie zunächst auf dem Lizenzserver die Lizenz für den PC, den Sie nicht mehr verwenden. Aktivieren Sie anschließend im Rahmen Ihrer Installationsvariante die Lizenz auf dem Lizenzserver für den neuen PC.

Zugang zum Lizenzserver erhalten Sie unter Hilfe ►Lizenzinformationen ►Lizenzverwaltung in der Software oder über den folgenden Link:

https://licence.smarttimeplus.com

Weitere Informationen Abschnitt Lizenzen online verwalten.

1. Client-Lizenz in der Lizenzverwaltung deaktivieren
   Weitere Informationen Abschnitt Lizenz deaktivieren
2. Software auf dem alten Client bei Bedarf deinstallieren.
3. Software auf dem neuen Client installieren.
   Weitere Informationen Abschnitt Software auf Client installieren.
4. Software auf dem neuen Client lizenzieren.
   Weitere Informationen Abschnitt Software auf Client lizenzieren.

MySQL-Datenbank: C:\ProgramData\NovaCHRON\ncdatabase\data

Weitere Informationen Abschnitt Datenbank-Position.

Informationen zum Ablauf der Datensicherung Abschnitt Datensicherung.

Lizenzen über das Internet managen. Überblick über verfügbare sowie zugewiesene Lizenzen und Benutzertypen.

Weitere Informationen Abschnitt Lizenzverwaltung.

In bestimmten Situationen kann es erforderlich sein, den Windows-Dienst „NCServiceManager“ anzuhalten und neu zu starten.

Weitere Informationen Abschnitt NCServiceManager – Windows-Dienst anhalten und neu starten.

Sie verfügen Sie nicht über ausreichende Berechtigungen auf dem Server bzw. Ihrem PC, um Zeitaufträge handhaben zu können.
Starten Sie die Software mit Rechtsklick und wählen Sie Als Administrator ausführen. Melden Sie sich am System als Supervisor mit su und dem zugehörigen Passwort an. Bereits mit der Installation der Software wird automatisch ein Benutzer mit besonderen Benutzerrechten als Supervisor (su) angelegt.
Klicken Sie auf Extras ►Dienste-Manager. Dort ist es möglich, Zeitaufträge zu starten bzw. anzuhalten.

Weitere Informationen Abschnitt Software-Umzug auf neuen PC.

Die Lizenzen für die Nutzung der Software werden extern über einen sogenannten Lizenzserver freigeschaltet und überwacht. Administratoren haben die Möglichkeit, über einen anmeldepflichtigen persönlichen Zugang, die Lizenzen ihrer Firma online zu verwalten.
Sollten Sie Ihr Passwort für den Zugang zur Lizenzverwaltung vergessen haben, müssen Sie Ihr bisheriges Passwort zurücksetzen und dieses anschließend durch ein neues ersetzen.

Weitere Informationen Abschnitt Passwort für den Zugang zur Lizenzverwaltung vergessen.

Während der Installation werden standardmäßig folgende Ports festgelegt:

HINWEIS: In Anbetracht der örtlichen Gegebenheiten können diese Ports aber bereits während der Installation oder in den Terminals geändert worden sein.

Weitere Informationen Abschnitt Software-Umzug auf einen neuen Server.

Die Synchronisation der Daten zwischen Smartphone-App und Software funktioniert nicht mehr, obwohl eine Internetverbindung vorhanden ist.

1. Prüfen Sie am PC bzw. Server über Start/Systemsteuerung/Verwaltung/Dienste den Windows-Dienst Tomcat STP.
   Ist der Windows-Dienst gestartet?
   Ist als Starttyp „Automatisch“ angewählt?
   Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Tomcat STP/Eigenschaften.

2. Führen Sie gegebenenfalls in der Software eine Neuberechung unter Datei ►Neuberechnungdurch.

Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Systemadministrator bzw. Ihren Systemlieferanten.

In Einzelfällen kann es vorkommen, dass durch unsachgemäße Beendigung des Programms Index-Dateien beschädigt wurden.

HINWEIS: Erstellen Sie vor dem Neuaufbau der Index-Dateien unbedingt eine Datensicherung der Datenbank.

1. Klicken Sie auf Datei ►Service ►Index Neuaufbau. Nach einer Hinweismeldung wird die Zuordnung in der Datenbank wieder neu organisiert.

Gewährleistet die sichere Kommunikation im öffentlichen Internet.
Wünschen Sie Unterstützung bei der Einrichtung eines SSL-Zertifikats, wenden Sie sich bitte an den Support von NOVACHRON unter kontakt@novachron.com.

Einige Anti-Viren-Programme verhindern eine korrekte Installation der Software. Wenn bei der Installation Probleme auftreten, ist es unter Umständen erforderlich, während der Installation das Anti-Viren-Programm zu deaktivieren.

Bei einer Client-/Server-Installation wurde der Server als Kommunikationsserver lizenziert.
Die Fehlermeldung besagt, dass die Software-Version auf diesem Server veraltet ist und nicht mit der Software-Version auf den Clients übereinstimmt.
Auf dem Server muss ein Update durchgeführt werden.
Release-Versionen der Software auf Clients und Server in der Lizenzverwaltung überprüfen;
Abschnitt Lizenzverwaltung.

Erscheint die Fehlermeldung weiterhin, kontrollieren, ob auf dem Server der Windows-Dienst für Zeitaufträge NCServiceManager gestartet ist; Abschnitt Zeitauftrag starten.

Einen Zeitauftrag als Windows-Dienst im Hintergrund zu starten, ist nur dem Administrator vorbehalten, der am System als Supervisor angemeldet ist.

Weitere Informationen Abschnitt Daten automatisch übertragen als Windows-Dienst.

1. Klicken Sie auf Bearbeiten ►Abwesenheiten. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht doppelt auf die Spalte „Abwesenheitsgrund“ klicken.

2. Wählen Sie in der Auswahlbox Abwesenheitsgrund die gewünschte Abwesenheit (Funktionscode).
3. Wählen Sie über den Kalender den gewünschten Zeitraum. Durch Ziehen mit gedrückter Maustaste können Sie mehrere Tage gleichzeitig markieren. Alternativ können Sie das Datum auch in die Felder Vom/Bis eintragen. Mit der Schaltfläche Gruppe kann mehreren Mitarbeitern gleichzeitig ein Abwesenheitsgrund zugeordnet werden.

Alternativ können Sie diese Fehlzeiten auch in der Jahresübersicht eintragen. Weitere Informationen Abschnitt Abwesenheit in Jahresübersicht eintragen.

Ein Beispiel wären Betriebsferien. Diese sollen nicht einzeln, sondern bei einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig eingetragen werden.

1. Klicken Sie auf Bearbeiten ►Abwesenheiten. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht doppelt auf die Spalte „Abwesenheitsgrund“ klicken.

2. Wählen Sie in der Auswahlbox Abwesenheitsgrund die gewünschte Abwesenheit (Funktionscode).
3. Wählen Sie über den Kalender den gewünschten Zeitraum. Durch Ziehen mit gedrückter Maustaste können Sie mehrere Tage gleichzeitig markieren. Alternativ können Sie das Datum auch in die Felder Vom/Bis eintragen.
4. Klicken Sie auf Gruppe und wählen Sie die gewünschte Mitarbeitergruppe. Die Abwesenheit wird den zugeordneten Mitarbeitern gleichzeitig zugeordnet.

Ist innerhalb des Unternehmens vereinbart, dass für mobile Arbeitszeitbuchungen eine Standort-Verifizierung erfolgen soll, wird die Standort-Position mit einer Buchung übertragen. Die Genauigkeit der Standortbestimmung ist abhängig von den Empfangsbedingungen während der GPS-Übertragung.

Anwesenheitszeit mit Standort erfassen – Voraussetzungen

Anwesenheitszeiten mit Standort-Positionen einsehen – Monatsübersicht (Software)

Anwesenheitszeiten mit Standort-Positionen einsehen – Buchungen (Software)

Anwesenheitszeit mit Standortposition einsehen – Smartphone App

Es kommt vor, dass Mitarbeiter in Ausnahmefällen über Mitternacht arbeiten. Beispielhaft von XX:XX Uhr bis 05:00 Uhr am nächsten Tag.
In diesem Fall können Buchungen nachgetragen bzw. korrigiert werden.

1. Klicken Sie auf Bearbeiten ►Buchungen. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht jeweils doppelklicken auf die Spalte „Beginn“ oder „Ende“.
2. Wählen Sie über den Kalender den gewünschten Tag aus.

Buchungen, die über den Tageswechsel hinaus gehen, können mit der Einstellung >24:00 Uhr erfasst werden. Wichtig ist , dass das Tagesende im zutreffenden Tagesplan diese Buchung auch zulässt. Dazu muss der Tagesplan eine Einstellung aufweisen, bei der für die Tageszeit in der Rubrik „Tagesende“ mindestens 30:00 Uhr eingetragen ist.

Mit der „Gültig ab“-Funktion (Bestandteil der Zusatzpakete 1 bis 4) ist es möglich einen Zeitpunkt festzulegen, ab dem eine vorgenommene Änderung gelten soll. Berechnungen vor diesem Zeitpunkt bleiben von der Änderung unberührt.

1. Klicken Sie auf Bearbeiten ►Buchungen. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht jeweils doppelklicken auf die Spalte „Beginn“ oder „Ende“.
2. Wählen Sie über den Kalender den gewünschten Tag aus.

Korrigieren

3. Klicken Sie die Uhrzeit an und ändern Sie diese im Eingabefeld Zeit.

Ergänzen

3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Tragen Sie im Eingabefeld Zeit die gewünschte Uhrzeit ein. Wählen Sie bei Bedarf einen Funktionscode.

Kurzarbeit kann über Funktionscodes berücksichtigt werden. Über die Zuordnung zu einem Zeitkonto werden minutengenau die Ausfallstunden für Kurzarbeit ausgewiesen.

Zeitkonto erstellen

1. Richten Sie nach Bedarf ein Zeitkonto ein.
   Weitere Informationen Abschnitt Zeit- und Ereigniskonto anlegen.

Funktionscode hinzufügen

1. Klicken Sie auf Programm ►Funktionscode.
2. Wählen Sie in der Auswahlbox Funktion die Option „Abwesenheit“.
3. Wählen Sie in der Rubrik „Abwesenheit“ in der Auswahlbox Berechnung als Art der Abwesenheitsberechnung
   „Auf Sollzeit auffüllen“. Bei Abwesenheit wird immer die Differenz zwischen Istzeit und Sollzeit angerechnet. Somit entstehen keine Minusstunden mehr.

Zeitkonto zuordnen

1. Klicken Sie auf Programm ►Funktionscode.
2. Setzen Sie den Cursor in der Rubrik „Kontenzuordnung“ in ein Eingabefeld.
3. Drücken Sie die Funktionstaste [F2] auf der Tastatur.
4. Wählen Sie das gewünschte Konto und klicken Sie auf Übernehmen. Die Kontonummer wird in das Auswahlfeld der Kontenzuordnung eingetragen.
   Das Zeitkonto weist nun minutengenau die Ausfallstunden für Kurzarbeit aus. Somit können detaillierte Auswertungen zur Meldung an die Arbeitsagentur erstellt werden.

Weitere Informationen Abschnitt Funktionscode hinzufügen.

Es können keine alte Arbeitszeitlisten für ausgewählte Mitarbeiter ausgedruckt werden.

1. Klicken Sie auf Mitarbeiter ►Stammsätze. Alternativ können Sie auch auf das Symbol „Stammsätze“ in der Schnellstartleiste klicken.
2. Prüfen Sie bei den betroffenen Mitarbeitern, welches Datum unter Beginn der Berechnung hinterlegt ist. Liegt der Beginn der Berechnung nicht vor dem betroffenen Zeitraum, können Sie den Beginn der Berechnung auch ändern.
   Beachten Sie jedoch, dass Berechnungen mitunter Einfluss auf heutige Ergebnisse haben.

Weitere Informationen Abschnitt Minijobber / Mindestlohn.

Dabei sollen bisherige Daten nicht verändert werden.
Dieser Vorgang erfordert den Eintrag eines Zeitgruppenwechsels und möglicherweise die Erstellung einer neuen Zeitgruppe, wenn es sich um ein Zeitmodell handelt, das noch nicht erstellt wurde.

Weitere Informationen Abschnitt Zeitgruppenwechsel vornehmen.

1. Klicken Sie auf Mitarbeiter ►Stammsätze. Alternativ können Sie auch auf das Symbol „Stammsätze“ in der Schnellstartleiste klicken.

2. Aktivieren Sie das Register „Systemdaten“. Wählen in der Auswahlbox Zeitgruppe das für den ausgewählten Mitarbeiter gültige Zeitmodell aus.

1. Klicken Sie im Menü auf Mitarbeiter ►Stammsätze. Alternativ können Sie auch in der Schnellstartleiste „Startseite“ auf „Stammsätze“ klicken.
2. Klicken Sie auf das Symbol „Zeitgruppenwechsel“ bzw., wenn bereits eine Zeitgruppenänderung vorliegt auf .
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

4. Wählen Sie in der Spalte „Zeitgruppe“ die gleiche Zeitgruppe, in der der Mitarbeiter zuvor in Teilzeit gearbeitet hat.
5. Tragen Sie in den Spalten „Vom“/„Bis“ den Zeitraum ein, für den die Vollzeit gelten soll.
6. Lassen Sie die Spalte „Teilzeit“ leer (ohne Angabe einer Teilzeit).

Weitere Informationen Abschnitt Zeitgruppenwechsel vornehmen.

Prüfen, ob im geltenden Tagesplan für die blau hinterlegten Tage die Markierungsschalter „Freier Tag“ und „Feiertag“ aktiviert sind.

1. Klicken Sie auf Programm ►Tagesplan.
2. Deaktivieren Sie die Markierungsschalter „Freier Tag“ und „Feiertag“ und speichern Sie mit Übernehmen.
3. Führen Sie über Datei ►Neuberechnung eine Neuberechnung für den gewünschten Zeitraum durch.

1. Klicken Sie auf Datei ►Neuberechnung.
2. Setzen Sie die entsprechenden Filter und speichern Sie mit Übernehmen.

Prüfen, ob in der Zeitgruppe eine Saldokappung hinterlegt ist.

1. Klicken Sie auf Programm ► Zeitgruppe.
2. Wählen Sie unter Saldokappung <Keine> und speichern Sie mit Übernehmen.
3. Bei Bedarf über Datei ►Neuberechnung eine Neuberechnung für den gewünschten Zeitraum durchführen.

Der Gesamtsaldo (GSaldo) aus dem Vormonat wird in den aktuellen Monat übernommen.

Hierfür kann unter Programm ► Funktionscode ein Funktionscode angelegt werden, der immer auf die Soll-Zeit auffüllt wird.
Diesen Funktionscode bei Bedarf zusätzlich fix als Auto-Funktionscode (Auto-Fkt.-Code) an einen Tagesplan heften unter unter Programm ► Tagesplan.

Voraussetzung, damit diese Rubrik unter Programm ► Zeitgruppe erscheint, ist das Aktivieren des Markierungsschalters Periodische Vorgabezeit unter Extras ► Allgemeine Parameter.

Weitere Informationen Abschnitt Zeitgruppe anlegen.

Informationen zum Einrichten von Rundungsplänen Abschnitt Rundungsplan.

Gewährt eine Firma ihren Mitarbeitern Heiligabend und/oder Silvester einen halben freien Tag und Mitarbeiter nehmen für den restlichen Tag einen halben Tag Urlaub bzw. Zeitausgleich, können folgende Einstellungen für die richtige Berechnung vorgenommen werden:

1. Klicken Sie auf Programm ►Feiertagsgruppe und wählen Sie Ihr Bundesland.
   Sollten Heiligabend und Silvester noch nicht als Feiertag eingetragen sein, fügen Sie diese hinzu.
   Aktivieren Sie an diesen Tagen die Markierungsschalter Gültig und 1/2 und speichern Sie mit Übernehmen.
2. Klicken Sie auf Programm ►Tagesplan und wählen Sie den Tagesplan „Feiertag“.
   Aktivieren Sie die Markierungsschalter Freier Tag und Feiertag, falls noch nicht geschehen und speichern Sie mit Übernehmen.
3. Klicken Sie auf Programm ►Funktionscodes und wählen Sie den Funktionscode „Urlaub 1/2 Tag“ bzw. „Zeitausgleich“.
   Aktivieren Sie den Markierungsschalter Mit freien Tagen, falls noch nicht geschehen und speichern Sie mit Übernehmen.

Anschließend tragen Sie unter Bearbeiten ►Abwesenheiten die gewünschte Abwesenheit als halben Urlaubstag bzw. Zeitausgleich ein. Führen Sie bei Bedarf über Datei ►Neuberechnung eine Neuberechnung durch.

Die Zuordnung der Zeitprofile wird unter Mitarbeiter ►Stammsätze über das Auswahlfeld Zeitgruppe vorgenommen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, für einen wählbaren Zeitraum ein oder mehrere abweichende Zeitprofile für den Mitarbeiter einzustellen. Diese Einstellung finden Sie ebenfalls unter Mitarbeiter ►Stammsätze im Register „Zeitgruppenwechsel“.

Die Vergabe der Sollstunden und anderer Arbeitszeitregelungen wird durch die einzelnen Tagespläne geregelt. Die Tagespläne werden im Wochenplan zu einem immer wiederkehrenden Zyklus von zum Beispiel einer Woche oder bei Schichtbetrieb im Schichtplan zusammengefasst. Dieser Wochenplan ist in der Zeitgruppe des Mitarbeiters eingestellt.

Alle drei Faktoren Tagespläne -> Wochenplan -> Zeitgruppe bilden somit die Grundlage für die Berechnung der Arbeitszeitkonten eines jeden Mitarbeiters.

1. Klicken Sie auf Programm ►Tagesplan.
   Erstellen Sie die benötigten Tagespläne für die verschiedenen Arbeitszeiten. Tage an denen gleich gearbeitet wird, können mit einem Tagesplan zusammengefasst werden.
2. Klicken Sie auf Programm ►Wochenplan.
   Erstellen Sie die benötigten Wochenpläne für die verschiedenen Arbeitszeiten. Ordnen Sie in einem Wochenplan den jeweiligen Wochentagen den gewünschten Tagesplan zu.
3. Klicken Sie auf Programm ►Zeitgruppe.
   Erstellen Sie die benötigten Zeitgruppen für verschiedene Arbeitszeitmodelle. Wählen Sie in der Auswahlbox Wochenplan den gewünschten Wochenplan aus, der für diese Zeitgruppe gelten soll.

Bei Schichtbetrieb:

1. Klicken Sie auf Programm ►Schichtplan. Geben Sie an, bis zu welcher Uhrzeit welcher Tagesplan gilt. Das Programm ordnet automatisch die gewünschte Schicht zu, wenn sich der Mitarbeiter am Terminal anmeldet.
2. Klicken Sie auf Programm ►Wochenplan. Aktivieren Sie den Optionsschalter Schichtpläne und ordnen Sie den jeweiligen Wochentagen den an diesem Tag geltenden Schichtplan zu.
3. Klicken Sie auf Programm ►Zeitgruppe. Erstellen Sie die benötigten Zeitgruppen für verschiedene Arbeitszeitmodelle. Wählen Sie in der Auswahlbox Wochenplan den gewünschten Wochenplan aus, der für diese Zeitgruppe gelten soll.

Weitere Informationen Abschnitt Summen korrigieren.

Beispiel: Alle zwei Wochen soll sich die Arbeitszeit am Freitag unterscheiden – In der ersten Woche beträgt die Arbeitszeit 7,5 Stunden und in der zweiten Woche 7,0 Stunden.

1. Programm ►Tagesplan
   Tagesplan für 7,5 Stunden anlegen mit dem „Soll“ 7:30.
   Tagesplan für 7,0 Stunden anlegen mit dem „Soll“ 7:00.
   Nehmen Sie jeweils die weiteren Einstellungen nach Bedarf vor.

2. Programm ►Wochenplan
   Wochenplan für 7,5/7,0 Stunden anlegen.
   Die „Periodendauer“ auf 14 Tage festlegen.
   Für jeden Wochentag den entsprechenden Tagesplan auswählen; für den ersten Freitag den Tagesplan mit 7,5 Stunden und für den zweiten Freitag den Tagesplan mit 7,0 Stunden.
   
   Achten Sie auf die für die Arbeitnehmer geltende Wochenarbeitszeit.

Die Zeitkonten eines Mitarbeiters werden nur in dem für ihn in den Stammsätzen eingestellten Datumsbereich und wenn der Mitarbeiter als aktiv eingestellt wurde berechnet.
So beseitigen Sie den Fehler:

1. Klicken Sie auf Mitarbeiter ►Stammsätze.
2. Prüfen Sie, welches Datum im Eingabefeld Beginn der Berechnung eingetragen wurde.
3. Prüfen Sie, ob ein Datum im Eingabefeld Ende der Beschäftigung eingetragen wurde.
4. Prüfen Sie, ob der Markierungsschalter Inaktiv aktiviert wurde.
5. Klicken Sie auf Datei ►Neuberechnung.

Der Berechnungszeitraum kann auch unter Extras ►Allgemeine Parameter übergeordnet eingeschränkt werden. Bei Bedarf diesen Berechnungszeitraum verändern.

Das Terminal registriert die Buchungen ohne Wertung auf „Kommen“ oder „Gehen“. Die Wertung findet in der Software anhand der eingestellten Tagespläne statt. Der Wechsel zwischen Kommen und Gehen erfolgt automatisch ohne dass dafür eine Taste gedrückt werden muss.

Wenn Sie das Terminal zusammen mit der Software über die Online-Kommunikation betreiben, wird bei jeder Buchung, je nach Voreinstellung, der „Kommen“- oder „Gehen“-Status autonom oder zusätzlich zu Saldo und Resturlaub am Display angezeigt. Diese Funktion wird von Terminals der Serie 970/980 unterstützt und funktioniert nur bei bestehender Netzwerkverbindung.

Weitere Informationen zur Online-Kommunikation in den Abschnitten Informationen / Nachrichten am Terminal bereitstellen und Funktion Online-Status.

Die Anzeige von „Kommen“ und „Gehen“ an den Terminals der Serie 960 kann durch ein kostenpflichtiges Update freigeschaltet werden.

Mit dieser Funktion ist es möglich, die Anzeigen der Terminals individuell und flexibel für Mitarbeitergruppen einzurichten. Sie können für bis zu acht Zeilen am Display festlegen, welche Information dargestellt werden soll.

Weitere Informationen Abschnitt Nachrichtengruppen .

Mitarbeiter können sich die Nachrichten jederzeit am Terminal ansehen. Dazu am Terminal (Serie 970 / 980) die Taste [*] drücken und sich mit seinem Erfassungsmedium (Transponder, Fingerabdruck oder Passwort) verifizieren.

Je nach Bedarf besteht die Möglichkeit, an Mitarbeiter so genannte „Persönliche Nachrichten“ über ein Terminal zu senden.

Weitere Informationen Abschnitt Terminalnachricht erstellen und senden.

Mitarbeiter können sich die Nachrichten jederzeit am Terminal ansehen. Dazu am Terminal (Serie 970 / 980) die Taste [] drücken und sich mit seinem Erfassungsmedium (Transponder, Fingerabdruck oder Passwort) verifizieren.

1. Klicken Sie auf Kommunikation ►Zeitaufträge.
   Legen Sie die entsprechenden Zeitaufträge mit den notwendigen Einstellungen an. Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag anlegen.

2. Starten Sie einen Zeitauftrag als Windows-Dienst im Hintergrund. Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag als Windows-Dienst starten.

Die automatische Kommunikation mit den Terminals erfolgt nur bei bestehender Netzwerkverbindung über Netzwerkkabel oder wLAN und bei gestartetem Windows-Dienst. Voraussetzung für die nachfolgenden Schritte sind Administratorenrechte.

1. Prüfen Sie am PC bzw. Server über Start/Systemsteuerung/Verwaltung/Dienste den Windows-Dienst NCServiceManager:
   Ist der Windows-Dienst gestartet?
   Ist als Starttyp „Automatisch“ angewählt?
   Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf NCServiceManager/Eigenschaften.
   Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag starten.
2. Prüfen Sie, ob die IP-Adresse des Terminals korrekt unter Extras ►Terminal ►Terminaldefinitionen eingestellt wurde.
3. Prüfen Sie, ob die IP-Adresse des Terminals mit dem ping-Test erreichbar ist.
   Öffnen Sie den Ausführen-Dialog: Dazu
   drücken Sie die Tastenkombination Win + R und geben Sie anschließend den Befehl cmd ein
   oder
   geben Sie gleich im Suchfenster von Windows den Befehl cmd ein.
   Drücken Sie die Taste [Enter].
   Tragen Sie im Fenster „Eingabeaufforderung“ folgenden Befehl ein:
   ping [IP oder URL des Ziels]
   Windows sollte nun standardmäßig vier Pakete an das Ziel senden und auf Antwort warten.
   Ist die Verbindung korrekt, sehen Sie nun, wie viele Pakete gesendet, empfangen und verloren wurden sowie wie lange die Antwort in Millisekunden gedauert hat.

4. Prüfen Sie am PC bzw. Server, innerhalb der Software über Kommunikation ►Logbuch, ob Fehlermeldungen ersichtlich sind.

Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Systemadministrator bzw. Ihren Systemlieferanten.

Es kann vorkommen, dass nach dem Abholen von Buchungen aus einem oder mehreren Terminals diese nicht in der Datenbank erscheinen. Ein Kommunikationstest war jedoch in Ordnung. Gehen Sie nach folgender Reihenfolge vor, um das Problem einzugrenzen:

1. Stehen die Buchungen im Kommunikations-Logbuch?
   Prüfen Sie am PC bzw. Server, innerhalb der Software über Kommunikation ►Logbuch, ob Fehlermeldungen ersichtlich sind.
   Dazu über die Onlinehilfe smart time plus/smart time office[+]: Abschnitt Kommunikations-Logbuch
   Wenn ja, dann weiter.
2. Stehen Zutrittsbuchungen in der Zutrittsübersicht, obwohl von Mitarbeitern nur Zeitbuchungen vorgenommen werden?
   Auswertung ►Zutrittsübersicht
   Abschnitt Zutrittsfunktion
   Wenn ja, dann weiter.
3. Überprüfen Sie, ob der Markierungsschalter Zutritt aktiviert ist unter
   Extras ►Terminal ►Terminaldefinition
   Abschnitt Zutrittsoptionen integrieren
   Wenn ja, deaktivieren Sie diesen. Buchungen werden nun wieder als Zeitbuchungen und nicht als Zutrittsbuchungen in die Datenbank übernommen.

Sollte es noch immer Probleme geben, wenden Sie sich erst dann an Ihren Systemadministrator bzw. an Ihren Systemlieferanten.

Weitere Informationen Abschnitt USB: Buchungen vom Terminal importieren.

Weitere Informationen Abschnitt Sommer- / Winterzeit am Terminal umstellen.

Weitere Informationen in den Abschnitten:

Funktionstasten am Terminal ändern

Funktionstastenbelegung Smartphone-App/Webterminal ändern

Die Kommunikation mit einem Terminal erfolgt nur bei bestehender Netzwerkverbindung über Netzwerkkabel oder WLAN.

1. Prüfen Sie, ob die IP-Adresse des Terminals korrekt unter Extras ►Terminal ►Terminaldefinitionen eingestellt wurde.

2. Prüfen Sie, ob die IP-Adresse des Terminals mit dem ping-Test erreichbar ist.
   Öffnen Sie den Ausführen-Dialog: Dazu
   drücken Sie die Tastenkombination Win + R und geben Sie anschließend den Befehl cmd ein
   oder
   geben Sie gleich im Suchfenster von Windows den Befehl cmd ein.
   Drücken Sie die Taste [Enter].
   Tragen Sie im Fenster „Eingabeaufforderung“ folgenden Befehl ein
   ping [IP oder URL des Ziels]
   Beispiel: ping 192.168.1.201
   Windows sollte nun standardmäßig vier Pakete an das Ziel senden und auf Antwort warten.
   Ist die Verbindung korrekt, sehen Sie nun, wie viele Pakete gesendet, empfangen und verloren wurden sowie wie lange die Antwort in Millisekunden gedauert hat.

3. Prüfen Sie am PC bzw. Server, über Kommunikation ►Logbuch, ob Fehlermeldungen ersichtlich sind.

Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Systemadministrator.

Standardmäßig ist die Rechtevergabe am Terminal auf „Benutzer“ eingestellt. Um Manipulationen im System vorzubeugen, sollte mindestens ein Mitarbeiter als Administrator erfasst werden. Der Administrator besitzt sämtliche Rechte am Terminal, um Änderungen oder Einstellungen vorzunehmen. Nach dem Registrieren des Administrators ist standardmäßig der Zugriff auf das Terminal für Benutzer gesperrt. Änderungen und Ergänzungen können nur noch durch den Administrator vorgenommen werden.

HINWEIS: Bei der Anmeldung eines Administrators am Terminal sollte generell zusätzlich zur Transponder-ID (Kartennummer) oder zum Fingerabdruck ein Kennwort (Passwort) vergeben werden.
Notieren Sie das Administrator-Passwort und bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf.

Weitere Informationen Abschnitt Administrator / Benutzer registrieren.

1. Prüfen Sie in der Software über Extras ►Allgemeine Parameter, ob der Markierungsschalter 5-Byte-Modus aktiviert ist.

Besteht das Problem weiterhin, bitte den Systemlieferanten kontaktieren.

Möglichkeiten zum Synchronisieren der Uhrzeit:

1. Wählen Sie unter Kommunikation ►Senden/Empfangen die Funktion „Uhren synchronisieren“.
   Aktivieren Sie über den Markierungsschalter das Terminal.
   Klicken Sie auf Ausführen.

2. Legen Sie einen Zeitauftrag an, um in regelmäßigen Abständen die Uhrzeit zu synchronisieren.
   Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag anlegen.

Empfehlung: Das Terminal möglichst permanent in Betriebsbereitschaft belassen.

Eine Lizenz, die von einem Mitarbeiter nicht mehr genutzt wird, kann diesem entzogen und einem anderen Mitarbeiter zugewiesen. werden.

1. Wählen Sie unter Mitarbeiter ►Stammsätze ►Systemdaten den Mitarbeiter, dem die Lizenz entzogen werden soll.
2. Wählen Sie über die Auswahlbox Einstellungen Mobile/Webinterface unter Kommen/Gehen die Option <Keine> und übernehmen Sie die Änderung.

3. Wählen Sie anschließend den Mitarbeiter aus, der diese Lizenz neu erhalten soll.
4. Nehmen Sie für diesen Mitarbeiter unter der Auswahlbox Einstellungen Mobile/Webinterface die notwendigen Eintragungen und Auswahlen vor.

Weitere Informationen im Abschnitt Smartphone App.